Kebijakan Privasi CognifAI

Berlaku sejak 7 Oktober 2026 · Versi 1.0

1. Tentang Kebijakan Ini

Kebijakan Privasi ini (“Kebijakan Privasi”) menjelaskan bagaimana PT Semesta Quantum Eterniti, dan/atau afiliasinya (selanjutnya disebut “SQE”, “CognifAI”, atau “Kami”) memproses Data Pribadi Anda sehubungan dengan bagaimana Kami memproses informasi pribadi apa pun yang Kami kumpulkan dari Anda atau tentang Anda, atau yang Anda berikan kepada Kami, sehubungan dengan penggunaan Anda atas CognifAI, yaitu platform asesmen berbasis kecerdasan artifisial (artificial intelligence/AI) yang membantu organisasi menyusun studi kasus, mengundang serta menilai kandidat melalui asesmen berbantuan AI, dan menghasilkan laporan hasil asesmen. Layanan Kami dapat diakses melalui situs web resmi CognifAI di https://cognif-ai.ai/ (“Situs”), dashboard dan halaman asesmen CognifAI (“Platform”), permainan interaktif CognifAI, serta aplikasi atau situs web terkait lainnya yang tersedia dari waktu ke waktu dan yang menautkan atau merujuk pada Kebijakan Privasi ini (secara kolektif disebut sebagai “Layanan”).

Harap baca Kebijakan Privasi ini secara menyeluruh untuk memastikan bahwa setiap individu yang mengakses dan/atau menggunakan Layanan (“Anda” atau “Pengguna”) memahami praktik perlindungan dan privasi data Kami sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1.1 Pengakuan dan Persetujuan

Dengan menggunakan Layanan, Anda mengakui telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini. Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan persetujuan, pelaksanaan perjanjian, kepentingan yang sah, kewajiban hukum, dan/atau dasar pemrosesan lain yang sah sesuai konteks dan hukum yang berlaku. Secara khusus, Anda sepakat dan memberikan persetujuan kepada Kami untuk Memproses Data Pribadi Anda sesuai dengan Kebijakan Privasi ini.

Anda dapat menarik persetujuan Anda untuk setiap atau seluruh pengumpulan, penggunaan, atau pengungkapan Data Pribadi Anda kapan saja dengan memberikan kepada Kami pemberitahuan yang wajar secara tertulis menggunakan rincian kontak yang disebutkan di dalam dokumen ini.

1.2 Dalam Kebijakan Privasi ini, “Klien” berarti perusahaan, organisasi, atau badan usaha yang mengadakan perjanjian dengan Kami untuk menggunakan Layanan, termasuk melalui pembelian Kredit. Pengguna dapat berupa, namun tidak terbatas pada:

Personel atau perwakilan Klien yang diberikan akses ke dashboard Platform untuk mengelola proses rekrutmen dan asesmen (“Pengguna HR”), termasuk perekrut (recruiter), pengguna dashboard lainnya, serta Pengguna HR yang ditunjuk oleh Klien dan memiliki hak akses administratif untuk mengelola akun Klien pada Platform, termasuk menambahkan dan mengatur Pengguna HR lainnya (“Admin”);
narahubung Klien dan calon Klien;
pengunjung Situs yang mengisi formulir kontak, permintaan demo, atau formulir email;
pengguna demo CognifAI yang tidak menggunakan akun Klien;
peserta Permainan Interaktif sebagaimana dimaksud dalam Bagian 2.6; dan
Kandidat sebagaimana dimaksud dalam Bagian 1.3.

1.3 Individu yang mengikuti asesmen melalui Platform atas undangan Klien (“Kandidat”) juga merupakan Pengguna yang tercakup dalam Kebijakan Privasi ini. Atas Data Pribadi Kandidat, Klien bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi, sedangkan CognifAI bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses Data Pribadi Kandidat berdasarkan instruksi Klien, kecuali ditentukan lain oleh hukum yang berlaku.

Dengan mengundang Kandidat ke dalam Layanan, Klien (termasuk melalui Pengguna HR yang bertindak atas nama Klien) dengan ini menyatakan, menjamin, dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa:

(a)Klien memiliki dasar hukum dan kewenangan yang sah untuk memberikan Data Pribadi Kandidat kepada Kami;
(b)Kandidat telah memperoleh informasi yang memadai mengenai pemrosesan Data Pribadinya; dan
(c)Kandidat telah memberikan persetujuan atas pemrosesan Data Pribadinya oleh CognifAI sebagaimana diuraikan dalam Kebijakan Privasi ini.

1.4 Untuk Data Pribadi Pengguna HR, narahubung Klien dan calon Klien, pengunjung Situs, pengguna demo, dan peserta Permainan Interaktif, CognifAI bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi.

2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

2.1 Pengguna HR

Kami dapat menyimpan dan memproses data pribadi Anda termasuk namun tidak terbatas pada nama, alamat email, nama organisasi, peran, status akun, preferensi bahasa, waktu login terakhir, token sesi, alamat IP, user agent/perangkat browser, serta catatan aktivitas akun. Kata sandi tidak disimpan dalam bentuk asli; kata sandi disimpan dalam bentuk hash.

Catatan aktivitas dapat mencakup undangan yang dikirim, peran dan studi kasus yang dibuat atau diubah, permintaan atau prompt yang dimasukkan untuk menyusun studi kasus berbantuan AI, serta tindakan pada laporan dan tanda integritas.

2.2 Kontak Organisasi dan Informasi Komersial

Kami dapat memproses nama organisasi, logo, nama dan email narahubung, data pembelian Kredit, data penagihan, dan data perpajakan yang diperlukan.

2.3 Pengunjung Situs dan Calon Klien

Apabila Anda mengisi formulir kontak, permintaan demo, atau formulir email, kami dapat memproses nama, email, nomor telepon, perusahaan, ukuran tim, kebutuhan rekrutmen atau posisi yang diminati, sumber formulir, serta waktu pengisian. Formulir tertentu hanya meminta alamat email.

2.4 Data Teknis, Keamanan, dan Pemantauan

Saat Anda menggunakan Situs atau Platform, kami dan penyedia layanan kami dapat memproses ID sesi pemantauan, halaman yang dibuka, interaksi seperti klik, waktu muat, error, informasi browser/perangkat, alamat IP, serta log teknis. Untuk sebagian kunjungan, alat pemantauan dapat melakukan session replay. Kami akan menyamarkan (masking) isian formulir yang terekam dalam session replay; namun, teks lain yang terlihat di layar tetap dapat terekam. Kami akan membatasi atau menonaktifkan session replay pada halaman yang memproses data asesmen Kandidat, kecuali telah disetujui secara tertulis oleh Legal dan Security.

2.5 Data Kandidat dan Asesmen

Ketika Anda mengikuti asesmen CognifAI atas undangan Klien, kami dapat memproses nama, alamat email, Klien yang mengundang, peran atau posisi yang dinilai, bahasa pilihan, status dan waktu asesmen, jawaban pre-test dan post-test (jika diaktifkan), percakapan atau prompt Anda dengan AI, respons AI yang ditampilkan, hasil akhir/deliverable, skor, profil, rekomendasi, dan indikator integritas.

Untuk menjaga integritas asesmen, Kami juga dapat memproses data teknis dan indikator integritas, seperti status mode layar penuh, indikasi penggunaan lebih dari satu monitor, status verifikasi email, token tautan asesmen, waktu mulai dan selesai asesmen, aktivitas selama sesi, serta log keamanan. Kami tidak menggunakan kamera, mikrofon, rekaman video, maupun teknologi pengenalan wajah untuk pengawasan asesmen (proctoring), kecuali fitur tersebut telah diaktifkan secara khusus dan diberitahukan terlebih dahulu kepada Kandidat.

2.6 Permainan Interaktif dan Aktivasi Bersama Mitra

Kami dapat menyelenggarakan permainan atau pengalaman interaktif CognifAI dalam acara luring (offline), acara yang diselenggarakan bersama mitra, atau melalui tautan khusus yang dibagikan secara terbatas ("Permainan Interaktif"). Untuk menjalankan Permainan Interaktif, kami dapat mengumpulkan nama, alamat email, organisasi (jika diminta), pilihan atau jawaban dalam permainan, skor, peringkat, waktu penyelesaian, dan wawasan/profil keterampilan AI yang dihasilkan oleh permainan.

Kami menggunakan data tersebut untuk menjalankan Permainan Interaktif, menampilkan leaderboard apabila diberlakukan, menyampaikan hasil atau hadiah, menganalisis penggunaan dan keadilan permainan, serta mencegah penyalahgunaan. Apabila Permainan Interaktif dijalankan bersama mitra, kami hanya akan memberikan data kepada mitra yang relevan apabila hal tersebut dijelaskan pada halaman pendaftaran/permainan, termasuk identitas mitra, kategori data, dan tujuan pembagiannya.

2.7 Cara Kami Mengumpulkan Data Pribadi

Kami dapat memperoleh Data Pribadi secara langsung dari Anda ketika Anda mendaftar, menggunakan Layanan, mengikuti asesmen atau Permainan Interaktif, atau menghubungi Kami; dari Klien, mitra acara, atau pihak lain yang berwenang memberikan data kepada Kami; serta secara otomatis melalui Situs, Platform, Permainan Interaktif, browser, perangkat, cookie, dan log teknis.

2.8 Penyediaan Data dan Data Pihak Lain

Apabila Data Pribadi tertentu diperlukan untuk menyediakan Layanan, asesmen, Permainan Interaktif, hasil, hadiah, atau dukungan yang Anda minta dan Anda tidak memberikan data tersebut, Kami mungkin tidak dapat menyediakan bagian Layanan yang relevan.

Jika Anda memberikan Data Pribadi individu lain kepada Kami, Anda menyatakan bahwa Anda memiliki kewenangan yang diperlukan untuk memberikan data tersebut kepada Kami dan telah memberikan pemberitahuan yang diperlukan kepada individu terkait. Ketentuan mengenai Data Pribadi Kandidat yang diberikan oleh Klien diatur lebih lanjut dalam Bagian 1.3.

3. Tujuan dan Dasar Pemrosesan

Kami memproses Data Pribadi untuk tujuan berikut:

Tujuan	Contoh data	Dasar pemrosesan
Menyediakan, mengelola, dan mengamankan akun serta Layanan	Data akun, sesi, aktivitas	Pelaksanaan perjanjian dan/atau kepentingan yang sah
Mengirim komunikasi layanan, termasuk undangan akun dan tautan aktivasi	Nama, email, organisasi, peran	Pelaksanaan perjanjian
Mengelola Kredit, penagihan, pajak, dan catatan perusahaan	Data komersial dan penagihan	Pelaksanaan perjanjian dan kewajiban hukum
Memberikan dukungan, menjawab pertanyaan, dan menindaklanjuti calon klien	Data formulir kontak	Persetujuan dan/atau kepentingan yang sah, sesuai dengan konteks interaksi dan ketentuan hukum yang berlaku.
Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, memperbaiki error, dan menyelidiki insiden	Data sesi, IP, log, data pemantauan	Kepentingan yang sah dan/atau kewajiban hukum
Memenuhi kewajiban hukum dan menanggapi permintaan otoritas yang sah	Data yang relevan	Kewajiban hukum

Kami dapat menggunakan Data Pribadi dan informasi lain yang diproses melalui Layanan untuk mengembangkan, melatih, menguji, mengevaluasi, dan meningkatkan model AI, fitur, sistem, serta Layanan CognifAI, termasuk melalui penggunaan data yang telah diagregasi, dianonimkan, atau dipseudonimkan, sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam hal persetujuan diperlukan, kami akan memperoleh persetujuan tersebut melalui mekanisme yang tersedia.

Untuk Data Kandidat yang diproses atas nama Klien, penggunaan untuk pengembangan atau pelatihan model AI dilakukan sesuai instruksi dan perjanjian dengan Klien serta hukum yang berlaku.

Untuk Kandidat, CognifAI memproses data untuk menjalankan asesmen yang dipilih Klien, menampilkan AI yang digunakan dalam asesmen, menghasilkan laporan dan indikator integritas, menyediakan laporan kepada Klien yang mengundang, menjaga keamanan/keadilan asesmen, serta memenuhi kewajiban hukum. Dasar pemrosesan ditentukan oleh Klien sebagai Pengendali Data Pribadi; CognifAI bertindak atas instruksi Klien tersebut.

Untuk Permainan Interaktif, kami memproses data untuk menjalankan permainan, memberikan hasil atau hadiah, mengelola leaderboard, dan menjaga keamanan/keadilan permainan. Dasar pemrosesan adalah pelaksanaan partisipasi Anda dalam Permainan Interaktif dan/atau persetujuan Anda, sesuai konteks. Komunikasi pemasaran didasarkan pada persetujuan terpisah yang bersifat opsional.

4. Fitur AI dan Pemrosesan Otomatis

4.1 CognifAI menggunakan fitur AI untuk membantu Pengguna HR menyusun studi kasus, mencocokkan studi kasus dengan peran, dan menjalankan asesmen Kandidat. Untuk fitur tersebut, CognifAI dapat mengirim konten yang relevan melalui gerbang AI kami kepada penyedia model AI.

4.2 Dari Pengguna HR, konten tersebut dapat mencakup prompt, nama dan deskripsi posisi, keterampilan yang ingin diukur, serta isi studi kasus.

4.3 Kami tidak mengirim alamat email Pengguna HR ke penyedia AI sebagai bagian dari prompt atau konten AI, kecuali diperlukan secara terbatas untuk pengoperasian Layanan dan diberitahukan kepada Anda.

4.4 Laporan Kandidat dapat mencakup skor, profil, indikator integritas, dan rekomendasi. Rekomendasi tersebut adalah dukungan pengambilan keputusan; keputusan ketenagakerjaan atau keputusan akhir lainnya tetap berada pada Klien dan harus melibatkan penilaian manusia yang bermakna. CognifAI tidak dimaksudkan untuk menjadi satu-satunya dasar keputusan yang menimbulkan akibat hukum atau dampak signifikan bagi Kandidat.

5. Penerima Data dan Sub prosesor

5.1 Anda dengan ini mengetahui dan setuju bahwa Kami dapat membagikan Data Pribadi kepada penyedia layanan pihak ketiga yang membantu pengoperasian Layanan, termasuk penyedia hosting dan infrastruktur cloud, penyedia layanan AI dan pemrosesan data, penyedia pengiriman email, penyedia analitik/pemantauan sistem, serta penyedia keamanan dan dukungan teknis. Penyedia tersebut hanya dapat memproses Data Pribadi sesuai instruksi kami, untuk tujuan yang diperlukan, dan berdasarkan kewajiban kerahasiaan serta perlindungan data yang sesuai.

5.2 Kami juga dapat mengungkapkan data kepada personel CognifAI yang berwenang, Admin dalam organisasi Anda, tim penjualan untuk tindak lanjut formulir kontak, penasihat profesional, otoritas yang berwenang, atau pihak penerus usaha dalam rangka restrukturisasi, penggabungan, atau pengambilalihan, sepanjang diizinkan atau diwajibkan oleh hukum.

6. Transfer Data ke Luar Indonesia

Sebagian penyedia layanan kami dapat memproses Data Pribadi di luar Indonesia. Dalam hal tersebut, kami akan melakukan pemrosesan dan transfer data sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

7. Retensi Data

Kami menyimpan Data Pribadi selama diperlukan untuk menyediakan Layanan dan paling lama 1 (satu) tahun setelah akun ditutup, kontrak berakhir, asesmen atau Permainan Interaktif selesai, atau interaksi terakhir dilakukan (mana yang lebih terakhir terjadi), kecuali jangka waktu yang lebih singkat diperlukan untuk keamanan sistem atau jangka waktu yang lebih lama diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

Data	Periode Retensi
Akun Pengguna HR, data kontak/formulir demo, Data Kandidat dan laporan asesmen, serta Data Permainan Interaktif	Selama penggunaan Layanan dan paling lama 1 (satu) tahun setelah akun ditutup, kontrak berakhir, asesmen atau Permainan Interaktif selesai, atau interaksi terakhir
Sesi login dan tautan aktivasi	Sesuai pengaturan keamanan sistem
Data pemantauan, log teknis, dan catatan keamanan	Selama diperlukan untuk keamanan, pencegahan penyalahgunaan, dan penanganan insiden

Setelah periode retensi berakhir, Kami akan menghapus, memusnahkan, atau menganonimkan Data Pribadi sesuai dengan hukum yang berlaku dan prosedur internal Kami.

8. Keamanan dan Insiden

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar dan proporsional, antara lain koneksi HTTPS, pengelolaan kata sandi secara hash, pengendalian akses berbasis peran, token tautan asesmen, dan pengelolaan rahasia melalui layanan pengelola rahasia. Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman.

Apabila terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi, kami akan mengambil langkah penanganan dan, apabila diwajibkan hukum, memberikan pemberitahuan kepada Subjek Data Pribadi dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam.

Cookie dan Penyimpanan Browser adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan informasi tertentu pada browser atau perangkat Anda. Teknologi ini membantu Kami menjaga sesi login, menyimpan preferensi Anda, serta memantau keamanan dan kinerja Layanan.

Nama / kategori	Fungsi
`better-auth.session_token`	Menjaga Pengguna HR tetap login
`NEXT_LOCALE`	Menyimpan preferensi bahasa antarmuka
`CONTENT_LOCALE`	Menyimpan preferensi bahasa asesmen
Cookie dan sessionStorage Datadog	Pemantauan kinerja dan error
`cognifai_side_collapsed` dan preferensi UI serupa	Menyimpan preferensi tampilan

Cookie dan penyimpanan browser digunakan selama diperlukan untuk menjalankan fungsi login, menyimpan preferensi, serta menjaga keamanan dan kinerja Layanan. Anda dapat menghapus cookie dan data penyimpanan browser melalui pengaturan browser Anda.

10. Hak Anda

Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anda memiliki hak untuk memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi Anda; mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi Anda; memperbaiki atau memperbarui Data Pribadi Anda; mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan Data Pribadi Anda; menarik kembali persetujuan yang telah Anda berikan; mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis; meminta pembatasan pemrosesan; serta memperoleh dan/atau menggunakan Data Pribadi Anda dalam format yang lazim digunakan (portabilitas data). Pelaksanaan hak-hak tersebut dapat dibatasi oleh ketentuan hukum yang berlaku, misalnya apabila Kami memiliki kewajiban hukum untuk tetap menyimpan data tertentu.

Anda dapat menyampaikan permintaan tersebut melalui email ke admin@sqe.co.id. Sebelum menindaklanjuti permintaan Anda, Kami dapat meminta verifikasi identitas terlebih dahulu. Kandidat juga dapat menghubungi Kami melalui alamat email tersebut. Namun, karena Klien yang mengundang Kandidat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi, Kami dapat meneruskan permintaan tersebut kepada Klien terkait atau mengarahkan Kandidat untuk menghubungi Klien secara langsung.

Agar permintaan Anda dapat Kami proses dengan baik, mohon sampaikan hak yang ingin Anda gunakan, data atau akun yang terkait, serta informasi yang diperlukan untuk memverifikasi identitas Anda. Kami akan menanggapi permintaan Anda dalam jangka waktu yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Untuk permintaan yang berkaitan dengan Data Pribadi Kandidat yang Kami proses atas nama Klien, Kami dapat terlebih dahulu berkoordinasi dengan Klien terkait sebelum memberikan tanggapan.

11. Anak

Layanan tidak ditujukan bagi individu di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan Data Pribadi anak tanpa persetujuan orang tua atau wali sesuai hukum yang berlaku.

12. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan ini dari waktu ke waktu dengan atau tanpa pemberitahuan kepada masing-masing Pengguna. Berdasarkan kebijakan kami sepenuhnya, untuk perubahan material, kami akan memberikan pemberitahuan melalui email, Situs, atau Platform sebelum perubahan tersebut berlaku, apabila diwajibkan hukum. Versi dan tanggal berlaku akan ditampilkan di bagian atas Kebijakan ini.

13. Bahasa

Apabila Kebijakan Privasi ini tersedia dalam bahasa lain dan terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia yang berlaku, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku.

14. Kontak

PT Semesta Quantum Eterniti
Alamat: The Plaza Office Tower Lt. 41, JL. M.H. Thamrin, Kav. 28-30, Gondangdia, Kec. Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10350.
Email privasi: admin@sqe.co.id
Petugas/Pejabat Pelindungan Data Pribadi: Yoseph Neil Sanmikha